Geolocalización en el fichaje: qué permite la ley y qué no

Registrar la ubicación cuando un trabajador ficha levanta más suspicacias que cualquier otra función del software de RRHH. ¿Puede la empresa saber dónde estoy en todo momento? ¿Es eso legal? ¿Qué datos se guardan exactamente?

Qué dice la normativa

En España, el tratamiento de datos de geolocalización de trabajadores está regulado por el RGPD y la LOPDGDD. La clave es la proporcionalidad: la geolocalización es lícita si existe una finalidad legítima, se informa al trabajador y se limita a lo estrictamente necesario para esa finalidad.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado guías específicas sobre geolocalización en el entorno laboral. El resumen: sí es legal con las garantías adecuadas.

Lo que sí está permitido

• Registrar la ubicación en el momento del fichaje (un punto en el tiempo, no rastreo continuo).
• Verificar que el fichaje se realizó en el centro de trabajo mediante geofencing.
• Mostrar al trabajador su propia ubicación registrada.

Lo que no está permitido

• Rastreo continuo fuera del horario de trabajo.
• Recopilar ubicaciones sin informar al trabajador.
• Usar la ubicación para fines distintos al control horario sin base legal adicional.

Cómo configurarlo correctamente

La clave es configurar el sistema para que solo capture la ubicación en el momento exacto del fichaje, que el trabajador pueda ver sus propios registros, y que la política de privacidad de la empresa incluya esta finalidad de forma explícita.