Geolocalizzazione nelle presenze: cosa permette la legge e cosa no

Registrare la posizione quando un dipendente timbra genera più sospetti di quasi qualsiasi altra funzione del software HR. L'azienda può sapere dove mi trovo in ogni momento? È legale? Quali dati vengono effettivamente conservati?

Cosa dice la normativa

In Spagna, il trattamento dei dati di geolocalizzazione dei dipendenti è disciplinato dal GDPR e dalla LOPDGDD. Il principio chiave è la proporzionalità: la geolocalizzazione è lecita se esiste una finalità legittima, il lavoratore viene informato e la raccolta dei dati si limita a ciò che è strettamente necessario per tale finalità.

Cosa è consentito

• Registrare la posizione al momento della timbratura (un singolo punto nel tempo, non un tracciamento continuo).
• Verificare che la timbratura sia avvenuta nel luogo di lavoro tramite geofencing.
• Mostrare al dipendente la propria posizione registrata.

Cosa non è consentito

• Tracciamento continuo fuori dall'orario di lavoro.
• Raccogliere dati di posizione senza informare il dipendente.
• Utilizzare i dati di posizione per scopi diversi dal registro presenze senza ulteriore base giuridica.

Come configurarlo correttamente

La chiave è configurare il sistema in modo che la posizione venga acquisita solo al momento esatto della timbratura, che il dipendente possa visualizzare i propri registri e che la privacy policy aziendale includa esplicitamente questa finalità.